Wie man digitale Projekte erfolgreich managed

Nachbericht zum PM-UPDATE 2019

Die Digitalisierung schafft seit einigen Jahren konkret Neuerungen: neue Produkte, neue Prozesse, Vernetzung, künstliche Intelligenz und Big Data, um nur einige zu nennen. Ernst Tiemeyer, der uns auf dem PM-UPDATE einen detaillierten Einblick in das Managen digitaler Projekte gegeben hat, sieht, dass nahezu alle Unternehmen von der Digitalisierung betroffen sind.

Stärker denn je durch Nachfrage geprägte Märkte und gut informierte Kunden (Always-On, Vergleichsportale, Social Media, Suchmaschinennutzen), die eine immer höhere Qualität und immer individuellere Produkte zu günstigen Preisen und das möglichst schnell erwarten, fordern die Unternehmen heraus. Im Wesentlichen geht es bei Digitalisierungsvorhaben also um zwei Felder: digitale Geschäftsmodelle und die dem Paradigmenwechsel geschuldete neue Kundenbindung. Die Kundenorientierung ist im digitalen Zeitalter besonders wichtig: Mitarbeiter sind gefordert, sich voll auf ihre Kunden einzulassen und ihnen eine durchgängige Serviceerfahrung zu bieten. Datengestützte Erkenntnisse ermöglichen ein hohes Maß an Personalisierung und schaffen die Grundlage für außerordentliche Kundenerlebnisse. Um diese Anforderungen mit einem Vorsprung vor Mitbewerbern umsetzen zu können, ist die Zusammenarbeit von Marketing und IT in Technologiefragen unabdinglich.

Digitalisierung bedeutet jede Menge Transformationsprozesse, die, richtig angegangen, Tür und Tor für Wachstumschancen und Optimierungspotenzial eröffnen. Herr Tiemeyers Grundthese: diese digitale Transformation braucht eine Digitalisierungsstrategie.

Für den Erfolg der Digitalisierungsstrategie sind fünf Faktoren wesentlich: Strategie (Entwicklung und Implementierung), Technologie (konsequente Nutzung der erforderlichen Kompetenzen), Pilotprojekte, der Human Factor (die ständige Einbeziehung von Mensch und Mitarbeiter) und Kultur (proaktives Handeln und Gründung von Projektteams). Laut IDC InfoBrief vom Mai 2019 ist die größte Herausforderung hierbei die Integration digitaler Projekte in das gesamte Unternehmen, dicht gefolgt vom Aufbau der richtigen Organisationsstruktur und der Förderung digitaler Fähig- und Fertigkeiten. Die treibenden Kräfte, um diese Herausforderungen zu meistern, sind die jeweilige Geschäftsführung, die IT-Abteilungen und das Fachbereichmanagement. Bei der Realisierung liegt die Verantwortung beim Geschäftsprozess-Management, der Unternehmensstrategie, dem Enterprise Architecture Management und dem IT-Management.

Die Gestaltung der Digitalisierung lässt sich in sechs Aspekte gliedern, darunter die Geschäftsfeldentwicklung mit dem Fokus auf Produkte, die Digitalisierung von Prozessen, die Customer Experience mit Fokus auf den Kunden, die Transformationsvorhaben mit Fokus auf Projekte, das Workplace-Management (Stichwort New Work) und der Digital Change, bei dem vor allem die IT-Abteilungen gefordert sind, um Plattformen und Services zu transformieren.

Vor allem der Ansatz, das digitale Projektportfolio aus der Digitalisierungsstrategie abzuleiten, hat sich bewährt. Dabei wird, ausgehend vom Assessment, ein Projektportfolio erstellt, daraufhin werden Strategien entwickelt, die dann in einem Masterplan in einzelne Vorgehen heruntergebrochen werden. Eine Umsetzungs-Roadmap ist daraufhin die Grundlage für den Digital Change, der Awareness Initiativen und Personalentwicklung fordert.

Um digitale Projekte durchführen zu können, ist die Bildung interdisziplinärer Projektteams und das Zusammenstellen eines passenden Methoden-Toolkits der Ausgangspunkt. Rahmenbedingungen für die Umsetzung sind der Aufbau einer anpassungsfähigen Organisation, das Assessment aller informatikrelevanten Prozesse innerhalb der Organisation und der dafür nötigen Rollen, sowie die Erarbeitung aktualisierter organisatorischer Regelungen.

Herr Tiemeyer hat uns am Ende seines Vortrags sechs abschließende Thesen mitgegeben, mit denen sich digitale Projektportfolios erfolgreich managen lassen:

  • Erfolgreiche digitale Transformation erfordert, dass in Unternehmen aller Branchen auf nahezu allen Ebenen an verbesserten Prozessen und neuartigen digitalen Produkten mit besonderem Kundenfokus gearbeitet werden muss.
  • Eine Fixierung der strategischen Überlegungen (mit integrierter Masterplanung) ist wesentlich, um eine optimierte Planung und Steuerung digitaler Projekte, sowie digitaler Services der Organisation zu gewährleisten.
  • Für die Projektselektion sollten differenzierte Kriterien und Priorisierungsmechanismen verwendet werden. Ziel der Bewertungsüberlegungen sollte die einvernehmliche Vereinbarung eines Projektportfolios sein.
  • Empfohlen wird, dass Unternehmen ihre digitalen Geschäftsmodelle konsequent nach einen strukturierten digitalem Masterplan aufbauen und in ihren Projekten umsetzen.
  • Digitalisierungsprojekte erfordern tendenziell ein agiles Vorgehen. Abhängig von Projektgröße, -komplexität und -dauer bietet sich ein hybrides Konzept an, das den besonderen Anforderungen der Stakeholder Rechnung trägt.
  • Für digitale Projekte ist das Change-Management eine wesentliche Erfolgsbedingung, das die betrieblichen Veränderungen sozial verträglich gestaltet und die Auswirkungen von digitalen Lösungen in ein kontinuierliches ganzheitliches Monitoring überführt.

Wir danken Ernst Tiemeyer für diesen interessanten Beitrag und dafür, dass er sein fundiertes Wissen so detailliert und engagiert auf dem PM-UPDATE mit uns geteilt hat.

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