Die vier unentbehrlichen Projektmanagement Werkzeuge zu Weihnachten

Je näher der Heilige Abend rückt, umso stressiger wird es in den meisten Familien, denn die wenigstens schaffen es, weit im Voraus ihre Geschenke zu besorgen, verschiedene Plätzchen zu backen oder den passenden Baum zu kaufen. Damit Sie in diesem Jahr ein bisschen gelassener durch die Vorweihnachtszeit gehen können, haben wir von APROPRO die vier unentbehrlichen Werkzeuge des Projektmanagements für Sie auf das Weihnachtsfest umgemünzt.

Sie fragen sich, was Weihnachten mit Projektmanagement zu tun hat?

Eine ganze Menge. Zwar würde ein guter Projektmanager protestieren, denn Weihnachten an sich ist kein klassisches Projekt, weil die einmalige und neuartige Komponente fehlt. Aber wir betrachten das Ganze mit einem Augenzwinkern, denn jeder wünscht sich doch auch zu Weihnachten einmal etwas Neues.Mit unseren vier Projektmanagement-Werkzeugen gelingt es Ihnen sicherlich ein funkelndes Fest zu organisieren. Wir haben die Familie Mustermann bei ihrem Projekt „Weihnachten“ begleitet, vielleicht können Sie sich davon inspirieren lassen.

Aber nicht so schnell, denn bevor es richtig losgeht mit dem Projektmanagement, sollten Sie erst einmal den Auftrag klären. Sind Sie und ihre Familie auf dem gleichen Stand, wenn es um Weihnachten geht? Erst wenn das klargestellt ist, können Sie wirklich loslegen.

Werkzeug 1: Projektsteckbrief erstellen

Fassen Sie ihr Projekt „Weihnachten“ auf einer Seite zusammen. Welche Ziele haben Sie für diesen Abend? Wer sind die Beteiligten am Projekt, nur ihre Familie, oder möchten Sie auch Verwandte einladen? Welche Chancen und Risiken bieten sich? Und natürlich eine der wichtigsten Fragen, wie viel Budget planen Sie für diesen Abend ein? Sie werden merken, es ist gar nicht so leicht, das zu Papier zu bringen. Doch je genauer Sie das tun, desto leichter wird Ihnen die Organisation fallen, außerdem kann jeder Beteiligte sehen, was Sie sich für diesen Abend vorstellen.

Projektsteckbrief

Werkzeug 2: Stakeholder definieren

Das heißt in diesem konkreten Fall alle Weihnachts-Beteiligten zu identifizieren. Die Projektbeteiligten sind alle, die wirklich am Projekt mitwirken. Außerdem gibt es immer Projekt-Betroffene, in diesem Fall zum Beispiel ihre Nachbarn, wenn Sie und Ihre Familie zum Beispiel die Weihnachtslieder zu laut singen. Und nicht vergessen darf man die Projekt-Interessierten, wie befreundete Familien, die natürlich wissen wollen, wie Sie eigentlich Weihnachten feiern. Seien Sie sich bewusst, dass alle diese Stakeholder Einfluss auf ihr Weihnachtsfest haben können und behalten Sie diese im Auge.

Stakeholderanalyse

Werkzeug 3: Projektorganisation aufsetzen

Halten Sie fest, wer den Braten kocht, wer zuständig für die Geschenke ist und wer den Baum schmückt. Außerdem sollten Sie jemanden haben, der im Zweifelsfall einspringen kann, wenn doch irgendetwas nicht nach Plan läuft. Mit einer guten Projektorganisation weiß jeder, was er zu tun hat und wem er darüber berichten soll.

Projektorganisation

Werkzeug 4: Phasenplan erstellen

Initiieren, Definieren, Planen, Realisieren und Abschluss. Planen Sie die Details ihres Festes in der richtigen Abfolge. Machen Sie die zeitlichen und sachlichen Abläufe für Ihre Familienmitglieder sichtbar, das spart Ihnen viel Zeit und Mühe. Wichtig ist während der gesamten Organisation Meilensteine festzuhalten und zu feiern. Wenn Sie die ersten Bleche Plätzchen gebacken und verziert haben, nehmen Sie sich die Zeit diese auch ausgiebig zu kosten und sich darüber zu freuen.

Phasenplan

Mit diesen vier Werkzeugen behalten Sie den Überblick, erreichen ihre gewünschte Leistung zum richtigen Zeitpunkt - nicht erst zu Silvester - und halten sicherlich auch ihr Budget ein!Sollten Sie merken, dass Ihre Projektmanagement-Skills ein wenig eingerostet sind, bieten wir im neuen Jahr wieder zahlreiche Kurse rund ums Thema an!

Das Team von APROPRO Haarbeck Projektmanagement wünscht Ihnen Frohe Weihnachten.

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